Privacybeleid

Geregeld.online is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Geregeld.online worden verwerkt, tenzij in dit beleid uitdrukkelijk een andere rol is beschreven.

Contact: info@geregeld.online

Voor privacyvragen kun je contact opnemen via info@geregeld.online.

Dit privacybeleid is van toepassing op:

a) bezoekers van de marketingwebsite van Geregeld.online;

b) klanten die een abonnement afsluiten en het dashboard gebruiken;

c) eindgebruikers die via een klantwebsite contact opnemen, een offerte aanvragen, een afspraak maken of een review achterlaten.

Voor verwerkingen die onze klanten als ondernemer zelf verantwoorden, bijvoorbeeld de inhoud van hun eigen klantrelaties, treedt Geregeld.online op als verwerker. Die verwerkingen zijn nader geregeld in onze verwerkersovereenkomst.

Afhankelijk van jouw interactie met Geregeld.online kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, vestigingsplaats, KvK-nummer en overige bedrijfsgegevens die je zelf verstrekt.

Account- en abonnementsgegevens: inloggegevens, dashboardactiviteit, abonnementsstatus, facturatiegegevens en communicatie met support.

Website- en inhoudsgegevens: teksten, foto’s, prijzen, diensten, reviews en overige inhoud die je aanlevert voor je klantwebsite.

Lead- en klantgegevens: gegevens die eindgebruikers invullen via formulieren op klantwebsites, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, omschrijving van de aanvraag en afspraakgegevens.

Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, logbestanden, sessiegegevens en beveiligingslogs, voor zover nodig voor werking en beveiliging van het platform.

Communicatiegegevens: berichten via e-mail, WhatsApp of de AI-assistent Sam, voor zover je deze kanalen gebruikt.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij je die zelf aanlevert en wij die noodzakelijk moeten verwerken in het kader van de dienst. Vermijd het aanleveren van gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het leveren, hosten, onderhouden en verbeteren van Geregeld.online en klantwebsites.

Het afhandelen van inschrijvingen, abonnementen, betalingen en support.

Het verwerken en doorsturen van leads, offertes, afspraken en reviews naar de betreffende klant.

Het beveiligen van het platform, fraude voorkomen, misbruik tegengaan en technische storingen op te lossen.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten.

Het versturen van serviceberichten over je account of abonnement.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor ongevraagde marketing zonder toestemming.

Per verwerking baseren wij ons op één of meer van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

Uitvoering van een overeenkomst: voor het aanmaken en beheren van je account, het leveren van de dienst, het verwerken van betalingen en het uitvoeren van support.

Wettelijke verplichting: voor het bewaren van administratie en factuurgegevens conform fiscale wetgeving.

Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging van het platform, het voorkomen van misbruik, het verbeteren van de dienstverlening en het bijhouden van beperkte technische logs. Ons gerechtvaardigd belang is het veilig en betrouwbaar exploiteren van Geregeld.online, waarbij wij je privacybelangen afwegen en beperken tot wat noodzakelijk is.

Toestemming: alleen wanneer wij je expliciet om toestemming vragen, bijvoorbeeld voor optionele marketingcommunicatie. Je kunt toestemming altijd intrekken.

Voor verwerkingen die onze klanten namens hun eigen klanten uitvoeren, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk voor de juiste rechtsgrond richting eindgebruikers.

Wij delen persoonsgegevens niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Wel schakelen wij verwerkers in die ons helpen de dienst te leveren. Deze partijen mogen gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en onder een verwerkersovereenkomst.

Categorieën van ontvangers:

Hosting en infrastructuur: Vercel en Neon Postgres voor platformhosting en databaseopslag.

Betaaldiensten: Stripe voor abonnementsbetalingen en facturatie.

E-mail: SendGrid voor transactionele e-mails zoals welkomstmails, leadnotificaties en magic links.

WhatsApp en berichten: Twilio voor WhatsApp-berichten en notificaties, indien geactiveerd.

AI en content: OpenRouter voor AI-ondersteunde content en assistentfunctionaliteit.

Beeldmateriaal: Brave Image Search voor passende vakfoto’s tijdens provisioning, voor zover van toepassing.

Bedrijfsgegevens: Overheid.io voor KvK-autocomplete tijdens inschrijving.

Domeinregistratie: TransIP of vergelijkbare registrar voor domeinbeheer, indien van toepassing.

Wij kunnen gegevens verstrekken aan overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Een actueel overzicht van subverwerkers is op verzoek beschikbaar via info@geregeld.online.

Wij streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Sommige verwerkers, waaronder Stripe, SendGrid, Twilio, Vercel en OpenRouter, kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of andere landen buiten de EER.

In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals het EU-US Data Privacy Framework waar van toepassing, of Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie.

Meer informatie over doorgifte en waarborgen is op verzoek beschikbaar via info@geregeld.online.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met de volgende concrete termijnen:

Account- en abonnementsgegevens: gedurende de looptijd van het abonnement en maximaal 24 maanden daarna, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is.

Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar na het boekjaar, conform fiscale bewaarplicht.

Lead- en offertegegevens in het dashboard: gedurende de looptijd van het abonnement en maximaal 12 maanden na beëindiging, tenzij de klant eerder om verwijdering vraagt.

Supportcommunicatie: maximaal 24 maanden na afhandeling.

Technische logs en beveiligingslogs: maximaal 90 dagen, tenzij nodig voor incidentonderzoek.

Paginaweergaven op klantwebsites: privacyvriendelijk zonder IP-adres of cookie; bewaard in geaggregeerde vorm voor statistieken.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Op de marketingwebsite van Geregeld.online gebruiken wij geen marketing- of trackingcookies van derden.

Het dashboard en klantwebsites kunnen functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor inloggen, sessiebeheer en beveiliging. Deze cookies zijn vereist voor de werking van de dienst.

Klantwebsites verwerken paginaweergaven via een privacyvriendelijke teller zonder persoonlijk identificeerbare gegevens op te slaan.

Indien wij in de toekomst analytische of marketingcookies inzetten, vragen wij vooraf toestemming via een conforme cookiebanner.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Maatregelen omvatten onder meer: versleutelde verbindingen (SSL/TLS), toegangsbeperkingen, logging, back-ups, scheiding van omgevingen en verwerkersovereenkomsten met leveranciers.

Geen enkele beveiligingsmaatregel is volledig waterdicht. Bij een datalek handelen wij conform de meldplicht uit artikel 33 en 34 AVG.

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten, voor zover van toepassing:

Recht op inzage in je persoonsgegevens.

Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.

Recht op verwijdering (recht op vergetelheid), voor zover wij geen wettelijke bewaarplicht hebben.

Recht op beperking van de verwerking.

Recht op dataportabiliteit in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Recht om toestemming in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking.

Verzoeken kun je indienen via info@geregeld.online. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen je vragen je identiteit te verifiëren om misbruik te voorkomen.

Eindgebruikers die gegevens hebben achtergelaten via een klantwebsite kunnen hun verzoek ook bij de betreffende ondernemer (onze klant) indienen, omdat die in veel gevallen verwerkingsverantwoordelijke is.

Geregeld.online maakt gebruik van AI-ondersteuning voor contentvoorstellen, assistentie en automatisering. Dit leidt niet tot volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor personen zonder menselijke tussenkomst.

Indien dit in de toekomst verandert, informeren wij je hierover en geven wij de vereiste informatie conform de AVG.

Voor het afsluiten en gebruiken van Geregeld.online zijn bepaalde gegevens noodzakelijk, zoals bedrijfsnaam, contactgegevens en betaalinformatie. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.

Je bent niet wettelijk verplicht ons gegevens te verstrekken, maar weigering kan betekenen dat wij geen overeenkomst kunnen sluiten of de dienst niet kunnen uitvoeren.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@geregeld.online, dan zoeken we samen naar een oplossing.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, onze dienstverlening of gebruikte verwerkers.

De meest recente versie staat altijd op Geregeld.online/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via de website of per e-mail.